業務マニュアル作成はアウトソーシングがおすすめ⁈自社で作成する方法とアウトソーシングする際の注意点をご紹介! | C-design株式会社

2024年2月2日

業務マニュアル作成はアウトソーシングがおすすめ⁈自社で作成する方法とアウトソーシングする際の注意点をご紹介!

「業務マニュアルを作成したいが上手く作成できる自信がない…」

「業務マニュアルを作成したいが社内のリソースが足りない…」

上記のようなお悩みを感じた方も多いのではないでしょうか?

本記事では企業の効率化と品質向上の鍵を握る業務マニュアルについて、自社での作成とアウトソーシングの両面から掘り下げます。この記事を通じて、業務マニュアル作成の最適な方法と、その運用・メンテナンスの重要性を理解して企業に最適なアプローチを見つけてみてください。

 

業務マニュアルとは業務効率化へ向けた道しるべ

業務マニュアルとは単なる作業指示書ではなく、業務の標準化を図り、社員全員が同じ目標に向かって効率的に進むための道しるべとなるものです。特に、営業やマーケティングのように属人化しやすい業務では、マニュアルがそのギャップを埋め、全員が高い成果を出せるようサポートします。また、新人指導や後任への引き継ぎをスムーズにし、業務の属人化を防ぐ効果も期待できます。

 

自社で業務マニュアルを作成するメリットとデメリット

 自社作成のメリット:コストの削減と内部知識の活用

自社でマニュアルを作成する最大のメリットは、コスト削減です。外部委託に比べて直接的な費用がかからないため、経済的な負担を軽減できます。また、自社の従業員が作成することで、企業固有の知識やノウハウが反映されやすく、より実務に則した内容になります。社内の実情を熟知したスタッフが関与することで、現場の声が直接マニュアルに反映され、実用性の高い指針を作成することが可能です。

自社作成のデメリット:社内リソースの消耗が激しい

一方で、自社でのマニュアル作成には時間とリソースの制約が大きなデメリットとなります。特に中小企業やスタートアップでは、限られた人員と時間の中で業務を進めなければならないため、マニュアル作成に多大な労力を割くことが難しい場合があります。また、マニュアル作成の専門知識が社内にない場合、品質の高いマニュアルを作成することが困難になることもあります。

このように、業務マニュアルの作成は企業にとって重要なプロセスであり、そのメリットは大きいですが、適切な計画とリソースの確保が成功の鍵となります。自社での作成が難しい場合は、外部の専門サービスを利用することも解決策の一つです。

アウトソーシングによる業務マニュアル作成のメリットとデメリット

アウトソーシングのメリット:専門知識の活用と自身の業務への集中が可能

アウトソーシングによる業務マニュアル作成は、専門知識の活用と効率化の面で大きなメリットをもたらします。例えば、Cocrea Bizのようなアウトソーシングサービスを利用することで、専門の担当者による高品質な業務マニュアル作成が期待できます。これらのサービスは、業務の属人化を防ぎ、業務効率化や生産性向上に直結します。また、専門業者に委託することで、社内リソースを他の重要な業務に集中させることが可能になり、全体的な業務の効率化を図ることができます。

アウトソーシングのデメリット:コストと外部依存

一方で、アウトソーシングにはコストと外部依存のリスクも伴います。外部サービスの利用は、内製に比べて初期費用や継続的なコストがかかる場合があります。また、マニュアル作成を外部に依存することで、社内でのノウハウ蓄積が進まない、外部サービスの品質や納期に左右されるといった問題も生じる可能性があります。

アウトソーシング先の選び方

アウトソーシング先を選ぶ際はいくつかの基準に沿って選ぶと良いでしょう。

ここでは選定する際の基準について解説します。

サービス提供者の選定基準

アウトソーシング先を選定する際には、いくつかの基準を考慮する必要があります。まず、依頼できる業務範囲が自社のニーズに合っているかを確認しましょう。なぜなら、依頼する会社によってどこまで業務を遂行できるかが大きく変わってくるからです。業務の棚卸から行ってくれる企業からドキュメントに整理するだけの企業まで様々あります。また、セキュリティ体制や情報管理の徹底も重要なポイントです。企業の機密情報を扱うため、信頼できるセキュリティ対策が施されているかを確認することが不可欠です。

実績と評判の確認方法

サービス提供者の実績と評判の確認も重要です。過去のクライアントリストや提供したサービスの事例を参照し、自社の業務に適した経験があるかを確認しましょう。類似した事例があるとなお良いでしょう。また、実際の利用者の声や評価を確認することで、サービスの品質や信頼性をより具体的に把握することができます。

オンラインのレビューや業界内の口コミ、専門家の推薦などを参考にすると良いでしょう。

成功する業務マニュアル作成のポイント

業務マニュアル作成は、企業の効率化と品質向上に不可欠なプロセスです。ここでは成功するためのポイントを4つご紹介します。

①明確な目的と目標の設定


マニュアル作成の最初のステップは、その目的と目標を明確にすることです。業務効率化、対応品質の統一、ノウハウの共有、属人化の回避など、具体的な目標を設定します。業務の属人化を防ぎ、生産性向上に貢献する高品質なマニュアル作成のためにまずは目的と目標設定を怠らないようにしましょう。

②コミュニケーションとフィードバック

マニュアル作成過程でのコミュニケーションとフィードバックは、質の高いマニュアルを作成する上で重要です。関係者との定期的なコミュニケーションを取り、フィードバックを積極的に求めることで、マニュアルの内容を現場のニーズに合わせて最適化できます。マニュアル作成の際に現場の声を反映させることで生産性を向上させることのできる業務マニュアルとなるでしょう。

 

③適切なツールとフォーマットの選定


マニュアル作成には、適切なツールとフォーマットの選定が不可欠です。テキスト型の冊子、ハンドブック、動画教材など、使用する対象者や目的に応じて適したツールを選びましょう。ツールとフォーマットと併せて提供の方法も明確にしておくことが重要です。マニュアルが様々な場所に格納されることで結果使用されなかったというケースも非常に多いです。適切なツールとフォーマットで適切な格納先で運用するようにしてください。

 

④定期的な更新と改善

業務マニュアルは、定期的な更新と改善が必要です。業務プロセスや社内ポリシーは時間とともに変化するため、マニュアルもそれに合わせて進化させる必要があります。例えば、内製で作るのであれば、半年や年に一度見直しをかけることを徹底したり、外注先であれば、見直し業務を依頼するのが良いでしょう。これにより常に最新の情報を反映したマニュアルを維持することが可能です。

 

業務マニュアルを作成するならCocrea Biz

業務マニュアルを作成するなら、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz(コクリエビズ)」がおすすめです。cocrea Bizでは経理や人事、総務、バックオフィス業務など幅広いサービスを提供しています。専属ディレクターが依頼内容に合った特別チームを編成してくれるので、自社にマッチした人材をご紹介してくれます。

 

オンラインアシスタントサービスcocrea Biz(コクリエビズ)とは

【出典:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Biz(コクリエビズ)は、C-design(シーデザイン)株式会社が2023年1月から提供しているオンラインアシスタントサービスです。

 

今回は、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz(コクリエビズ)」に関する基本情報や料金プラン、導入事例を紹介します。cocrea Bizの詳細を知りたい方や、自社に合った料金プランがあるかどうかを確認してみてください。

 

  • cocrea Biz(コクリエビズ)の特徴
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の業務内容
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の料金プラン
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の導入事例

cocrea Biz(コクリエビズ)の特徴

  • 変動費を増やして固定費を大幅削減
  • 正社員の生産性向上
  • 業務プロセスの自動化を実現

 

cocrea Bizを導入すると、コストを削減しつつ業務を効率的に進められます。自社の人材を新しく採用する(固定費)に一切影響を与えることなく、外部の助け(変動費)だけで問題を解決に導けます。固定費の増加を抑えられるので、コスト面の負担も最低限に抑えられるのが魅力です。

 

本業に集中する環境を作れば、社員の生産性向上・会社の業績アップにもつながります。変動費を増やしても、結果的利益アップの可能性は高いです。

 

cocrea Bizでは、ITツールの導入を含めた業務プロセスの自動化を行っています。様々な業務を補助してくれるので、自社スタッフの負担軽減に大きく繋がるのも特徴です。

cocrea Biz(コクリエビズ)の業務内容

依頼可能な業務 詳細
総務 ・出張手配/会場手配

・スケジュール調整

・会議資料の作成

・データ入力/データ整理

経理 ・記帳代行

・月次締め処理

・請求書/領収書発行

・売上/入金確認

・紙伝票データ化

人事・労務 ・給与計算

・求人票/更新

・応募者対応/面談日程調整

・人事労務サポート

・勤怠管理支援

マーケティング ・アンケート作成

・データ集計

・画像選定/編集

・SNSの投稿

・記事作成/編集

・記事ネタリサーチ

営業サポート ・会議資料/提案書作成

・業界の最新情報の調査と共有

・経費申請

・予実管理(データ更新作業)

・見積書請求書作成

・データ入力/整理

・リサーチ業務

・営業資料作成

【参照:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Bizで依頼可能な業務は、多岐にわたります。バックオフィス的な業務からマーケティングや営業サポートなど、専門的スキルを有するものまでさまざまです。

 

cocrea Bizでは、表以外にもさまざまな業務を依頼できます。詳細を確認したい方や自社の業務が依頼可能かどうかをチェックしたい方は、公式HPから直接問い合わせください。

cocrea Biz(コクリエビズ)の料金プラン

プラン名 ライト スタンダード カスタム
月額料金 55,000円 99,000円 要相談
契約期間 3ヶ月 6ヶ月
実働時間 10時間 20時間
支払い 1ヶ月分前払い 1ヶ月分前払い 1ヶ月分前払い

【参照:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Bizの料金プランは、大きく3種類です。契約期間や実働時間、内容によって異なります。カスタムプランは、依頼内容に合わせて料金プランをカスタマイズできるため、自社に合ったプラン内容の作成が可能です。

cocrea Biz(コクリエビズ)の導入事例

導入事例①:内装業のお客様

導入のきっかけと課題 【スケジュール調整などの予定管理が手間となっていた】

外での作業が多いので、お客様とのスケジュール調整や取引先とのメールのやりとりの返信が遅くなっていた。

また、経理業務は毎月できずに溜めていたので誰かに依頼したいと考えていた。

選定ポイント 【業務負荷の軽減とやりたかった経理業務のITツール導入】

スケジュール調整のみならず、カレンダー反映なども補助いただけるので予定を忘れてしまうミスも軽減できる点が大変助かると感じた。

また、今まで導入できなかった会計ソフトの運用すべてを依頼できる点が業務負荷の軽減に大きく寄与すると感じたため。

今後の展望 【社員募集を行う採用面の強化に期待】

入れ替わりもあったりするので、採用活動にはさらに力をいれていきたい。

人事専任の担当がいるわけではないので、どのような採用活動が良いのか分からないでいる。ここも今後相談していきたい。

 

導入事例②:リフォーム業のお客様

導入のきっかけと課題 【コア業務への集中】

事務作業が苦手で、経理作業に毎月かなりの時間をとられていた。

月末になると経理作業に集中するため、営業活動の時間がとれずにジレンマを感じていた。

選定ポイント 【幅広い業務のアウトソーシング】

記帳代行などの経理業務の代行サービスも検討をしたが、今後給与計算や他の事務作業も依頼できたらと考えていたので、幅広い業務を任せられる点が魅力的に感じた。

今後の展望 【自社内で指示だしができない作業の支援】

もっと多くの新規案件を受注していくため、営業人数も限られるためマーケティングも強化していきたいが、自社でノウハウがないため手をだせずにいた。

導入事例の更新からはじめたいので今後ホームページの運用についても相談をしていきたい。

 

cocrea Biz(コクリエビズ)の利用の流れ

 

cocrea Bizの利用の流れは、大きく3つのステップに分けられます。

①お問い合わせ無料相談

cocrea Bizに関するお問い合わせや資料ダウンロードは、公式HPから行うことができます。導入事例や活用方法を相談することも可能なようですので是非お問い合わせしてみてください。

②キックオフ

業務内容や必要な人材のスキルなどを相談して、条件に合うサービスを提供できるかどうかを判断します。

条件がマッチしましたら、契約後ディレクターとのWEB面談を実施します。

面談では、業務開始に向けて業務内容や稼働時間などに関する打ち合わせをします。

 

③業務開始

 

WEB面談終了後、すぐに業務を依頼可能です。依頼はオンライン上で全て完結するため、場所・状況に関係なくいつでも自由に相談できます。

 

まとめ

業務マニュアルとは単なる作業指示書ではなく、業務の標準化を図り、社員全員が同じ目標に向かって効率的に進むための道しるべとなるものです。自社での作成はコスト削減と内部知識の活用がメリットですが、時間とリソースの制約も考慮する必要があります。一方、アウトソーシングは専門知識の活用と効率化を実現しますが、コストと外部への依存リスクも伴います。成功の鍵となるのは、明確な目的設定とコミュニケーション、そして適切なアウトソーシング先の選定です。この記事を通じて、業務マニュアル作成にチャレンジしてみてください。

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