総務のアウトソーシングとは?導入メリットや注意点と導入時のポイントを徹底解説 | C-design株式会社

2024年3月8日

総務のアウトソーシングとは?導入メリットや注意点と導入時のポイントを徹底解説

人事や経理、ITサポートなど多岐にわたる総務業務ですが、きちんと業務を回せていますか?人手が足りていない、社員に他の業務に取り組んでほしい企業では総務業務のアウトソーシングを検討しています。

本記事ではそのメリットと実践方法、そして注意すべきポイントまでを詳しく解説します。また、スムーズな導入と運用を妨げる可能性のあるコミュニケーションの課題や情報セキュリティの懸念、自社でのノウハウ蓄積の重要性についても触れ、アウトソーシング導入時の重要ポイントについてもご紹介します。総務アウトソーシングについて理解し、より効果的な運用戦略を立てるためのヒントにしてみてください。

 

総務のアウトソーシングとは?依頼可能な業務について

総務のアウトソーシングとはバックオフィス業務を外注すること

総務のアウトソーシングは、企業のバックオフィス業務を外部の専門企業に委託することを意味します。アウトソーシングすることで業務の効率化、コスト削減、そして組織の主要業務に集中することができるようになるのです。特に中小企業や成長期の企業にとって、内部リソースを最大限に活用し、コアビジネスへの集中を高める戦略的選択となります。アウトソーシングを通じて、企業は経営資源をより生産的な活動に振り向けることができ、専門知識を持つ外部のパートナーからのサポートを受けることが可能です。

 

総務のアウトソーシングで依頼できる業務

総務のアウトソーシングで依頼できる業務は多岐にわたります。これには、以下のような業務が含まれます。

 

人事業務 従業員の採用から退職までの管理、給与計算、福利厚生の管理など、人事関連業務全般。
経理業務 請求書の発行、入金管理、経費精算、財務報告など、経理に関わる日常的な業務。
施設管理 オフィスの清掃、保守、セキュリティ管理など、施設運営に関する業務。
法務・コンプライアンス 契約管理、法的文書の準備、コンプライアンスに関する指導と監視。
ITサポート ITインフラの管理、ヘルプデスク業務、ソフトウェアの更新とメンテナンスなど。

 

これらの業務を外部に委託することで、企業はコストを削減し、業務の質を向上させることができます。また、アウトソーシングにより、最新の技術やノウハウを取り入れることが可能となり、企業の競争力を高めることにもつながります。

 

次の章にて総務のアウトソーシングを行う上でのメリットとデメリットについてご紹介します。

総務のアウトソーシングで実現できること

 

ここでは総務のアウトソーシングを行う上でのメリットについて3つ解説します。

 

コスト削減と効率化

総務のアウトソーシングは、企業が直面するコスト削減と業務効率化の課題を解決することができます。専門の外部企業に業務を委託することで、固定費用を変動費用に変えることが可能なため、固定費を抑えて運用することが可能です。また、人事や経理などの総務関連業務においては、専門的な知識や技術が必要とされるため、社内でこれらの業務を全て賄うには、専門スタッフの採用や継続的な教育が必要となります。しかし、これらの業務をアウトソーシングすることで、人件費や教育費用、さらにはオフィススペースの削減によるコストダウンを実現できます。

 

業務の効率化という観点でも大きなメリットがあります。外部の専門企業は、最新の技術やノウハウを活用して業務を遂行するため、業務プロセスの最適化が図れます。これにより、業務のスピードと品質が向上し、企業の競争力強化に寄与します。

 

専門知識の活用と品質の向上

総務のアウトソーシングを行うことで、外部の専門知識と経験を活用するこができます。例えば、給与計算や社会保険手続きなどは、複雑で専門的な知識を要する業務です。これらの業務を専門のサービスプロバイダーに委託することで、法令遵守のリスクを軽減し、業務の品質を向上させることが可能になります。

 

さらに、アウトソーシング企業は、業務プロセスの改善や最新の業界トレンドに関する知識を提供することができます。これにより、企業は常に最先端の業務運営を行うことができ、サービスの質を継続的に向上させることが可能になります。

 

コア業務への注力

総務のアウトソーシングは、企業がコア業務に集中するための時間とリソースを確保することを可能にします。非コア業務を外部に委託することで、経営陣や社員は、企業の成長を牽引する核となる活動により多くの時間を割くことができます。これにより、新たなビジネスチャンスの創出や、既存ビジネスの拡大など、企業の長期的な成長戦略に資する取り組みに注力することが可能になります。

 

また、コア業務への集中は、社員のモチベーション向上にも寄与します。自社の成長に直接貢献する業務に携わることで、社員の仕事への満足度が高まり、結果として企業全体の生産性の向上につながります。

 

総務のアウトソーシングの注意点

ここでは総務のアウトソーシングにおける中印店について3つ解説します。

 

コミュニケーションの課題

総務のアウトソーシングを進める際、最も注意を払うべき点の一つがコミュニケーション面での課題です。外部のサービスプロバイダーとの間で、業務の詳細や期待する成果について十分な共有が行われない場合、誤解や期待のズレが生じる可能性があります。例えば、依頼していた範囲と異なる業務を遂行している場合や指示内容に誤りがあった場合など適切なコミュニケーションの場を設けることでトラブルを未然に防ぐことが可能となります。

 

このため、アウトソーシング契約を結ぶ際には、コミュニケーションプランを明確に設定し、定期的な報告やレビューの機会を設けることが重要です。また、緊急時の連絡手段や対応フローをあらかじめ決めておくことも、スムーズなコミュニケーションを保つために役立ちます。

 

情報セキュリティの懸念

総務業務には、従業員の個人情報や経営に関わる機密情報の取り扱いが含まれることが多いため、アウトソーシングを行う際には情報セキュリティが大きな懸念事項となります。外部企業に業務を委託することで、情報漏洩のリスクが高まる可能性があるため、サービスプロバイダーのセキュリティ対策のレベルを事前に確認し、契約書には情報管理に関する条項を明記することが必要です。

 

また、情報セキュリティに関する国際規格であるISO/IEC 27001などの認証を持つサービスプロバイダーを選定することも、リスクを軽減する一つの方法です。これにより、外部企業が情報管理に関して一定の基準を満たしていることが保証されます。

自社へのノウハウが蓄積されにくい

総務のアウトソーシングは、専門知識を持つ外部のプロフェッショナルに業務を委託することで、即時の業務改善やコスト削減を実現できる一方で、長期的な視点で見ると、自社内にノウハウが蓄積されにくいという課題があります。外部企業に依存することで、社内でのスキルや知識の継承が行われにくくなり、将来的に同様の業務を内製化する際に困難が伴う可能性があります。

 

この問題を解決するためには、アウトソーシングの契約を結ぶ際に、知識の移転やスキルアップトレーニングに関する項目を盛り込むことが考えられます。また、外部サービスプロバイダーとの協業を通じて、定期的に社内スタッフへの研修を実施することで、外部の知見を社内に取り込み、自社の資産とすることが重要です。

総務のアウトソーシング導入時のポイント

ここではアウトソーシングを導入する際の4つのポイントについて解説します。

これらのポイントを意識することでスムーズかつ効果的にアウトソーシングを進めていくことが可能です。

アウトソーシングする目的と業務範囲を整理

総務のアウトソーシングを成功させるためには、まずアウトソーシングする目的と業務範囲を明確に整理することが重要です。この段階で、どの業務を外部に委託し、どのような成果を期待するのかを具体的に定義します。例えば、コスト削減が目的であれば、その範囲と具体的な目標額を設定する必要があります。また、業務効率化を目指す場合は、どのプロセスを改善し、どのような成果を期待するのかを明確にすることが求められます。

 

様々なアウトソーシング企業では、多岐にわたる総務関連業務をサポートしており、企業のニーズに応じたカスタマイズされたサービスを提供しています。そのため、アウトソーシングを検討する際には、各企業が提供するサービス内容を詳細に調査し、自社の目的に最も合致するサービスを選択することが重要です。

 

マメなコミュニケーションの徹底

アウトソーシング契約後は、サービスプロバイダーとの間でマメなコミュニケーションを徹底することが不可欠です。定期的なミーティングの設定、進捗状況の共有、疑問点や課題の迅速な解決は、アウトソーシングの成功に直結します。特に、初期段階では互いの業務理解を深めるためにも、積極的な情報交換が求められます。

 

また、コミュニケーションは単に情報を伝えるだけでなく、双方向の対話を通じて信頼関係を築くことも目的の一つです。信頼関係が築かれることで、より効果的な業務遂行が可能となり、期待する成果を達成しやすくなります。

 

成果物に対するフィードバックと振り返りを実施

アウトソーシングした業務の成果物に対しては、定期的なフィードバックと振り返りを実施することが重要です。これにより、サービスの品質を維持・向上させることができるだけでなく、業務プロセスの改善点を発見し、連携をより密にすることが可能になります。

 

フィードバックは具体的かつ建設的なものであるべきで、単に問題点を指摘するだけでなく、改善のための提案や期待する成果を明確に伝えることが求められます。また、定期的な振り返りを通じて、アウトソーシングの全体的な成果を評価し、今後の方針を決定することができます。

ノウハウの自社への蓄積を試みる

アウトソーシングを通じて外部の専門知識を活用する一方で、ノウハウの自社への蓄積も試みるこが望ましいです。これにより、将来的に同様の業務を内製化する際の基盤を築くことができます。例えば、アウトソーシングの過程で得られた知見や改善策を文書化し、社内で共有することで、組織全体のスキルアップを図ることが可能です。

 

また、サービスプロバイダーとの協働プロジェクトを通じて、社内スタッフが直接専門知識を学ぶ機会を設けることも有効です。これにより、外部の知見を内部に取り込み、自社の資産として活用することができます。

 

総務のアウトソーシングをするならCocrea Biz

総務のアウトソーシングをするなら、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz(コクリエビズ)」がおすすめです。cocrea Bizでは経理や人事、総務、バックオフィス業務など幅広いサービスを提供しています。専属ディレクターが依頼内容に合った特別チームを編成してくれるので、自社にマッチした人材をご紹介してくれます。

 

オンラインアシスタントサービスcocrea Biz(コクリエビズ)とは

【出典:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Biz(コクリエビズ)は、C-design(シーデザイン)株式会社が2013年1月から提供しているオンラインアシスタントサービスです。

 

今回は、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz(コクリエビズ)」に関する基本情報や料金プラン、導入事例を紹介します。cocrea Bizの詳細を知りたい方や、自社に合った料金プランがあるかどうかを確認してみてください。

 

  • cocrea Biz(コクリエビズ)の特徴
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の業務内容
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の料金プラン
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の導入事例

cocrea Biz(コクリエビズ)の特徴

  • 変動費を増やして固定費を大幅削減
  • 正社員の生産性向上
  • 業務プロセスの自動化を実現

 

cocrea Bizを導入すると、コストを削減しつつ業務を効率的に進められます。自社の人材を新しく採用する(固定費)に一切影響を与えることなく、外部の助け(変動費)だけで問題を解決に導けます。固定費の増加を抑えられるので、コスト面の負担も最低限に抑えられるのが魅力です。

 

本業に集中する環境を作れば、社員の生産性向上・会社の業績アップにもつながります。変動費を増やしても、結果的利益アップの可能性は高いです。

 

cocrea Bizでは、ITツールの導入を含めた業務プロセスの自動化を行っています。様々な業務を補助してくれるので、自社スタッフの負担軽減に大きく繋がるのも特徴です。

cocrea Biz(コクリエビズ)の業務内容

依頼可能な業務 詳細
総務 ・出張手配/会場手配

・スケジュール調整

・会議資料の作成

・データ入力/データ整理

経理 ・記帳代行

・月次締め処理

・請求書/領収書発行

・売上/入金確認

・紙伝票データ化

人事・労務 ・給与計算

・求人票/更新

・応募者対応/面談日程調整

・人事労務サポート

・勤怠管理支援

マーケティング ・アンケート作成

・データ集計

・画像選定/編集

・SNSの投稿

・記事作成/編集

・記事ネタリサーチ

営業サポート ・会議資料/提案書作成

・業界の最新情報の調査と共有

・経費申請

・予実管理(データ更新作業)

・見積書請求書作成

・データ入力/整理

・リサーチ業務

・営業資料作成

【参照:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Bizで依頼可能な業務は、多岐にわたります。バックオフィス的な業務からマーケティングや営業サポートなど、専門的スキルを有するものまでさまざまです。

 

cocrea Bizでは、表以外にもさまざまな業務を依頼できます。詳細を確認したい方や自社の業務が依頼可能かどうかをチェックしたい方は、公式HPから直接問い合わせください。

cocrea Biz(コクリエビズ)の料金プラン

プラン名 ライト スタンダード カスタム
月額料金 55,000円 99,000円 要相談
契約期間 3ヶ月 6ヶ月
実働時間 10時間 20時間
支払い 1ヶ月分前払い 1ヶ月分前払い 1ヶ月分前払い

【参照:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Bizの料金プランは、大きく3種類です。契約期間や実働時間、内容によって異なります。カスタムプランは、依頼内容に合わせて料金プランをカスタマイズできるため、自社に合ったプラン内容の作成が可能です。

cocrea Biz(コクリエビズ)の導入事例

導入事例①:内装業のお客様

導入のきっかけと課題 【スケジュール調整などの予定管理が手間となっていた】

外での作業が多いので、お客様とのスケジュール調整や取引先とのメールのやりとりの返信が遅くなっていた。

また、経理業務は毎月できずに溜めていたので誰かに依頼したいと考えていた。

選定ポイント 【業務負荷の軽減とやりたかった経理業務のITツール導入】

スケジュール調整のみならず、カレンダー反映なども補助いただけるので予定を忘れてしまうミスも軽減できる点が大変助かると感じた。

また、今まで導入できなかった会計ソフトの運用すべてを依頼できる点が業務負荷の軽減に大きく寄与すると感じたため。

今後の展望 【社員募集を行う採用面の強化に期待】

入れ替わりもあったりするので、採用活動にはさらに力をいれていきたい。

人事専任の担当がいるわけではないので、どのような採用活動が良いのか分からないでいる。ここも今後相談していきたい。

 

導入事例②:リフォーム業のお客様

導入のきっかけと課題 【コア業務への集中】

事務作業が苦手で、経理作業に毎月かなりの時間をとられていた。

月末になると経理作業に集中するため、営業活動の時間がとれずにジレンマを感じていた。

選定ポイント 【幅広い業務のアウトソーシング】

記帳代行などの経理業務の代行サービスも検討をしたが、今後給与計算や他の事務作業も依頼できたらと考えていたので、幅広い業務を任せられる点が魅力的に感じた。

今後の展望 【自社内で指示だしができない作業の支援】

もっと多くの新規案件を受注していくため、営業人数も限られるためマーケティングも強化していきたいが、自社でノウハウがないため手をだせずにいた。

導入事例の更新からはじめたいので今後ホームページの運用についても相談をしていきたい。

 

cocrea Biz(コクリエビズ)の利用の流れ

 

cocrea Bizの利用の流れは、大きく3つのステップに分けられます。

①お問い合わせ無料相談

cocrea Bizに関するお問い合わせや資料ダウンロードは、公式HPから行うことができます。導入事例や活用方法を相談することも可能なようですので是非お問い合わせしてみてください。

②キックオフ

業務内容や必要な人材のスキルなどを相談して、条件に合うサービスを提供できるかどうかを判断します。

条件がマッチしましたら、契約後ディレクターとのWEB面談を実施します。

面談では、業務開始に向けて業務内容や稼働時間などに関する打ち合わせをします。

 

③業務開始

 

WEB面談終了後、すぐに業務を依頼可能です。依頼はオンライン上で全て完結するため、場所・状況に関係なくいつでも自由に相談できます。

 

まとめ

本記事では総務のアウトソーシングについてのメリットやデメリット、運用時におけるポイントについて解説しました。

総務のアウトソーシングを検討する際には、その目的の明確化から始め、どの業務を外部に委託するかを慎重に選定することが肝心となります。アウトソーシング導入時のポイントを押さえ、マメなコミュニケーション、定期的なフィードバック、そして知識の内部化に努めることで、総務のアウトソーシングを効率よく使いこなしてください。

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