中小企業の経理担当者必見!手一杯の業務を効率化する方法をご紹 | C-design株式会社

2024年4月3日

中小企業の経理担当者必見!手一杯の業務を効率化する方法をご紹

中小企業の経理業務は、限られたリソースと時間の中で多くのタスクをこなさなければならないため、非常に大変です。この記事では、経理担当者が直面する一般的な課題を克服し、業務の効率を大幅に向上させるための実用的な方法を紹介します。手一杯になってしまっている経理業務から脱却するための参考にしてみてください。

 

中小企業でありがちな「一人経理」についての記事はこちら

 

中小企業の経理担当が直面している状況とは?

中小企業の経理担当は大手企業の経理担当よりも数倍大変とまで言われています。それには中小企業ならではの理由が大きく3つ存在します。ここでは現在中小企業の経理担当が直面している現状について3つご紹介します。

①人手不足による業務負担の増加

中小企業の経理部門では、限られた人員で広範な業務をこなさなければならないため、業務負担が非常に大きくなります。特に、経理業務は細かい注意を要する作業が多く、繁忙期には残業が増えることも珍しくありません。また、経理担当者が休暇を取ることが難しい環境は、長期的に見て職員のモチベーション低下や燃え尽き症候群を引き起こすリスクもあります。これらの問題は、経理業務の質の低下や、重要な財務情報の遅延、さらには誤りを生じさせる可能性があり、経営全体に悪影響を及ぼすことも考えられます。

 

② デジタル化の遅れ

中小企業では、デジタル化への投資が後回しにされがちです。経理業務におけるデジタルツールの導入が遅れると、データ処理の自動化やリアルタイムでの財務分析が困難になります。例えば、財務データをクラウド上で保管するサービスを活用することで、どこからでも財務データにアクセスでき、リアルタイムでの経営判断が可能になります。しかし、このようなツールを導入しないことで、経理担当者は手作業でのデータ入力や集計に多くの時間を費やすことになり、経営の意思決定プロセスが遅れる原因となります。また、デジタル化の遅れはセキュリティリスクを高めることもあり、財務データの漏洩や不正アクセスの可能性が増加します。

 

③ 複雑化が進む財務管理

グローバル化や市場の変動、新たな規制の導入など、ビジネス環境の変化は経理業務の複雑性を増しています。中小企業の経理担当者は、これらの変化に対応するために、より高度な財務分析や戦略的な資金管理を行う必要があります。例えば、外貨取引が増えた場合、為替リスクの管理が重要になります。また、新しい税法や国際会計基準の適用は、経理担当者にとって新たな学習と適応を要求します。これらの要求に対応するためには、経理担当者は常に最新の財務知識を習得し、適切なツールや技術を用いて効率的に業務を遂行する必要があり、日々の情報のキャッチアップが求められます。

 

中小企業の経理業務を効率的に行うには?

前章では現在の中小企業の経理担当が置かれている状況についてご紹介しました。

ここではこのような状況をどのように打開し、業務を効率化させていくのか、そのためのいくつかの方法をご紹介します。

 

①紙文化からの脱却


中小企業では、紙ベースの文書がまだ広く使われていますが、これには多くの時間とコストがかかります。各文書のファイリングや紙での経費精算など非効率な業務が多くあります。そのため紙文化からデジタル化への移行は、経理業務の効率化に不可欠です。

具体的には、請求書や領収書などの文書をデジタル形式で管理することで、データへのアクセス速度が向上し、検索や整理が容易になります。また、クラウドサービスなどの会計ソフトを使用することで、データのバックアップとセキュリティが強化され、リモートアクセスが可能になります。これにより、経理業務が合理化され、時間と資源の節約につながります。中小企業での会計ソフトの利用が現在は遅れているからこそ、先んじて活用することで他社と比較して大きなメリットが生まれてきます。

 

②経理業務の棚卸しの実施


経理業務の棚卸しは、業務の効率化を図る上で重要なステップです。先の紙文化からの脱却と併せて実施することで、現在の業務フローを詳細に分析し、非効率なプロセスや無駄を特定できます。

経理業務の棚卸しを行うには、まず全ての経理プロセスを文書化し、各ステップの時間とコストを把握することが必要です。ここでもきちんとデジタルの力を活用してプロセスを整理するようにしてください。

次に、重複するタスク、不必要な手順、時間がかかるプロセスを特定し、改善策を検討します。これには、自動化の機会の特定や、デジタルツールへの投資が含まれることが多いです。効率的な経理システムへの移行は、長期的にコスト削減と生産性向上につながります。

 

③経理業務におけるアウトソーシングの活用


最後にアウトソーシングの活用です。中小企業にとって、経理業務のアウトソーシングは、専門知識を持つ外部のプロフェッショナルに日常の経理タスクを委託することで、コストを削減し、効率を向上させる手段となります。アウトソーシングにより、社内のリソースを核となるビジネス活動に集中させることができます。特に税務申告、給与計算、財務報告などの複雑な業務を外部に委託することで、誤りのリスクを減らし、規制への準拠を保証することができます。選択するアウトソーシングパートナーは、その専門知識、経験、信頼性を慎重に評価することが重要です。経理業務の棚卸しを行った後にアウトソーシングを活用することで無駄なく、より効率的な活用が可能となります。

 

中小企業の経理業務効率化するならcocrea Biz

中小企業の経理業務を効率化するなら、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz(コクリエビズ)」がおすすめです。cocrea Bizでは経理や人事、総務、バックオフィス業務など幅広いサービスを提供しています。専属ディレクターが依頼内容に合った特別チームを編成してくれるので、自社にマッチした人材をご紹介してくれます。

 

オンラインアシスタントサービスcocrea Biz(コクリエビズ)とは

【出典:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Biz(コクリエビズ)は、C-design(シーデザイン)株式会社が2023年1月から提供しているオンラインアシスタントサービスです。

 

今回は、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz(コクリエビズ)」に関する基本情報や料金プラン、導入事例を紹介します。cocrea Bizの詳細を知りたい方や、自社に合った料金プランがあるかどうかを確認してみてください。

 

  • cocrea Biz(コクリエビズ)の特徴
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の業務内容
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の料金プラン
  • cocrea Biz(コクリエビズ)の導入事例

cocrea Biz(コクリエビズ)の特徴

  • 変動費を増やして固定費を大幅削減
  • 正社員の生産性向上
  • 業務プロセスの自動化を実現

 

cocrea Bizを導入すると、コストを削減しつつ業務を効率的に進められます。自社の人材を新しく採用する(固定費)に一切影響を与えることなく、外部の助け(変動費)だけで問題を解決に導けます。固定費の増加を抑えられるので、コスト面の負担も最低限に抑えられるのが魅力です。

 

本業に集中する環境を作れば、社員の生産性向上・会社の業績アップにもつながります。変動費を増やしても、結果的利益アップの可能性は高いです。

 

cocrea Bizでは、ITツールの導入を含めた業務プロセスの自動化を行っています。様々な業務を補助してくれるので、自社スタッフの負担軽減に大きく繋がるのも特徴です。

cocrea Biz(コクリエビズ)の業務内容

依頼可能な業務 詳細
総務 ・出張手配/会場手配

・スケジュール調整

・会議資料の作成

・データ入力/データ整理

経理 ・記帳代行

・月次締め処理

・請求書/領収書発行

・売上/入金確認

・紙伝票データ化

人事・労務 ・給与計算

・求人票/更新

・応募者対応/面談日程調整

・人事労務サポート

・勤怠管理支援

マーケティング ・アンケート作成

・データ集計

・画像選定/編集

・SNSの投稿

・記事作成/編集

・記事ネタリサーチ

営業サポート ・会議資料/提案書作成

・業界の最新情報の調査と共有

・経費申請

・予実管理(データ更新作業)

・見積書請求書作成

・データ入力/整理

・リサーチ業務

・営業資料作成

【参照:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Bizで依頼可能な業務は、多岐にわたります。バックオフィス的な業務からマーケティングや営業サポートなど、専門的スキルを有するものまでさまざまです。

 

cocrea Bizでは、表以外にもさまざまな業務を依頼できます。詳細を確認したい方や自社の業務が依頼可能かどうかをチェックしたい方は、公式HPから直接問い合わせください。

cocrea Biz(コクリエビズ)の料金プラン

プラン名 ライト スタンダード カスタム
月額料金 55,000円 99,000円 要相談
契約期間 3ヶ月 6ヶ月
実働時間 10時間 20時間
支払い 1ヶ月分前払い 1ヶ月分前払い 1ヶ月分前払い

【参照:cocrea Biz(コクリエビズ)|C-design

 

cocrea Bizの料金プランは、大きく3種類です。契約期間や実働時間、内容によって異なります。カスタムプランは、依頼内容に合わせて料金プランをカスタマイズできるため、自社に合ったプラン内容の作成が可能です。

cocrea Biz(コクリエビズ)の導入事例

導入事例①:内装業のお客様

導入のきっかけと課題 【スケジュール調整などの予定管理が手間となっていた】

外での作業が多いので、お客様とのスケジュール調整や取引先とのメールのやりとりの返信が遅くなっていた。

また、経理業務は毎月できずに溜めていたので誰かに依頼したいと考えていた。

選定ポイント 【業務負荷の軽減とやりたかった経理業務のITツール導入】

スケジュール調整のみならず、カレンダー反映なども補助いただけるので予定を忘れてしまうミスも軽減できる点が大変助かると感じた。

また、今まで導入できなかった会計ソフトの運用すべてを依頼できる点が業務負荷の軽減に大きく寄与すると感じたため。

今後の展望 【社員募集を行う採用面の強化に期待】

入れ替わりもあったりするので、採用活動にはさらに力をいれていきたい。

人事専任の担当がいるわけではないので、どのような採用活動が良いのか分からないでいる。ここも今後相談していきたい。

 

導入事例②:リフォーム業のお客様

導入のきっかけと課題 【コア業務への集中】

事務作業が苦手で、経理作業に毎月かなりの時間をとられていた。

月末になると経理作業に集中するため、営業活動の時間がとれずにジレンマを感じていた。

選定ポイント 【幅広い業務のアウトソーシング】

記帳代行などの経理業務の代行サービスも検討をしたが、今後給与計算や他の事務作業も依頼できたらと考えていたので、幅広い業務を任せられる点が魅力的に感じた。

今後の展望 【自社内で指示だしができない作業の支援】

もっと多くの新規案件を受注していくため、営業人数も限られるためマーケティングも強化していきたいが、自社でノウハウがないため手をだせずにいた。

導入事例の更新からはじめたいので今後ホームページの運用についても相談をしていきたい。

 

cocrea Biz(コクリエビズ)の利用の流れ

 

cocrea Bizの利用の流れは、大きく3つのステップに分けられます。

①お問い合わせ無料相談

cocrea Bizに関するお問い合わせや資料ダウンロードは、公式HPから行うことができます。導入事例や活用方法を相談することも可能なようですので是非お問い合わせしてみてください。

②キックオフ

業務内容や必要な人材のスキルなどを相談して、条件に合うサービスを提供できるかどうかを判断します。

条件がマッチしましたら、契約後ディレクターとのWEB面談を実施します。

面談では、業務開始に向けて業務内容や稼働時間などに関する打ち合わせをします。

 

③業務開始

 

WEB面談終了後、すぐに業務を依頼可能です。依頼はオンライン上で全て完結するため、場所・状況に関係なくいつでも自由に相談できます。

 

まとめ

本記事では中小企業の経理担当者が直面する業務の負担を軽減するためのステップを3つご紹介しました。

紙文化からの脱却、経理業務の棚卸し、そして適切な業務のアウトソーシングが鍵となります。これらの手法を実践することで、経理作業の時間とコストを大幅に削減し、より戦略的な業務に集中できるようになります。いち早く経理業務を効率化させることで企業の競争力を高めてみてください。

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