近年、企業におけるDX化の重要性が急速に高まっています。とはいえ、中小企業の経営層の中にはDXの重要性や推進方法が分からないという方は多いのではないでしょうか。その背景には、情報収集の不足や資金繰りの余裕のなさなどがあります。しかし、DXを進めていくことで、企業は大きな利益を将来的に期待できます。本記事ではDXの概要を押さえた上で、中小企業においてDX化が必要な理由や中小企業がDXを推進する手順を見ていきましょう。

 

DXとは？定義やIT化との違いについて解説

ここではDXの定義と混同されがちなIT化との違いについて解説します。

 

DXとは「デジタルの力で社会や生活をより良いものに変えていく」こと

DXとはデジタル技術を使ってビジネスを変革することです。これまで人間の手で行っていた業務をデジタル化することで、従業員の負担が軽減されたり、消費者に品質の高いサービスや商品を届けられたりするようになります。私たちの社会は各企業のDX化によって利便性が高まり、多くの人にとって暮らしやすくなります。

 

IT化との違い

DX化としばしば混同されやすいものの一つに、IT化があります。

 

IT化とはコンピュータとネットワークの技術を活用し、人びとが日常的に従事している業務を既存の業務プロセスを維持した状態で効率化することです。

例えば、手書きで作成していた伝票をデジタルツールで作成したり、郵送で連絡を取り合っていた企業との連絡手段をメールに置き換えることで、負担や作業時間を大幅に軽減できます。

つまり、IT化とは従来は人間の手で行っていた作業を自働化することをいいます。

一方、DX化とは前に述べたようにデジタル技術を活用し、ビジネスの利便性や効率性を高めるだけではく、変革することです。また、企業がデジタル技術を使って、ビジネスを変革していくことは、企業そのものを変革していくことにもつながります。

 

中小企業で特にDX推進が重要な3つの理由

中小企業の経営層の中にはDXという言葉を耳にしたことがあっても、それが自社にとって必要であるのか分からないケースも少なくありません。また、DX推進には初期投資費用が必要であることから、DX化が後まわしになってしまうことも多いです。そうしたことから、同業他社からDXの推進で後れをとり、競争力が下がってしまう企業もあります。

 

中小企業でDX推進が必要な理由として以下の3つが挙げられます。

 

• 他社と大きく差別化することができる
• デジタル対応に関する法律の改正により柔軟な対応が必要となる
• 今後さらに深刻となる人材不足の解消につながる

 

①他社と大きく差別化することができる

ここでいう他社との差別化とは、同業他社のサービスにおける商品やサービスをデジタル技術の活用によってブラッシュアップし、顧客価値や競争力を高めることです。

 

中小機構の「中小企業の DX 推進に関する調査（2023年）」によると、DXについて「既に取組んでいる」「取組みを検討している」と回答したのは全体の31.2％であり、約7割がDXに関する取り組みを実施していない状況でした。自社においてDXを他の企業に先駆けるかたちで進めていくことで、他社との競争力に差を出すことができます。

 

DX化によって質の高い商品やサービスを消費者に提供できるようになれば売上を伸ばせる他、企業そのものを変革することで優秀な人材からの応募を増やすことも可能です。

 

②デジタル対応に関する法律の改正により柔軟な対応が必要となる

近年、企業にとってインボイス制度をはじめ、デジタル化を急がされるような法律の改正が行われています。インボイス制度では仕入税額控除に必要な適格請求書の電子化も推奨されているため、インボイス対応は経理におけるDX化と切り離すことはできません。

 

また、DX時代ではSociety5.0という、サイバー空間とフィジカル空間を融合させるシステムが構築された社会の実現が前提となっています。Society5.0は従来のフィジカル空間を中心とする世界と前提が異なる世界であるため、既存の制度枠組みの改正では対応が困難であるといえます。そうしたことからも、企業、法規制、市場などの既存のガバナンスメカニズムを根本から見直す必要があります。

 

③今後さらに深刻となる人材不足の解消につながる

少子高齢化による働き手の不足によって、多くの中小企業が人材の獲得が難しい状況に置かれています。採用活動を行っても応募が集まらないケースや、採用人数が満たないケースが増えています。政府は少子化対策を行っているものの、少子化を解消することは現状難しいといわれており、今後も中小企業における人材不足は続いていくと考えられるでしょう。

 

そうした中でも、DX化によって人材不足の解消につなげることも可能です。従来の業務にデジタルを導入することで、機械に業務を代替してもらえたり、少ない時間で終えられるようになったりします。さらに、DX化が進み、働きやすい企業には多くの求職者からの応募があると期待できるでしょう。

 

また、デジタルツールではデータ分析や社内ノウハウの蓄積なども行えます。自社にマッチする人材を洗い出したり、効果的な人材育成プランを計画したりすることもできるため、従業員数が限られていたとしても業務をうまくまわせることもあります。

 

中小企業におけるDXの具体的な手順とは？5つのStepを解説

中小企業の事業主の中にはDX推進に興味があるものの、どのように推進していけばよいか分からないケースも少なくありません。

 

企業におけるDXの推進には定まった手順はありませんが、一般化されている手順に従うことで最大限の効果を引き出せるでしょう。

 

DX推進する上での心構え

企業がDXを推進するにあたって困難なことも多々あります。多くの初期投資費用が発生するだけでなく、現場から反対の声が挙がるケースは少なくありません。

 

現場で働く従業員の業務内容や流れがDX化によって大きく変わるため、従業員の中には負担の増加を懸念する人や新しく業務を覚え直すことに煩わしさを感じる人も出てきます。

 

自社のDX化は経営層や担当者だけが努力してもうまくいくものではなく、全社で一体となって取り組む必要があります。従業員にDX化によるメリットや必要性をしっかりと伝え、理解してもらわなければなりません。

 

STEP1：DXの目的を明確にする

まずは 自社がなぜDXを推進していくのかその目的を明確にしていきます。目的がない状態でデジタルツールを導入したとしても、自社にとって不要なツールを導入してしまうことにもなりかねません。この場合、何らかの効果を得ることもできないでしょう。

 

目的を明確にする際は手段が目的にならないように注意してください。自社にとってなぜDXが必要であるのか考えていくことで、目的が見えてくるはずです。

 

STEP2：現状を正しく理解する

DX化は自社の将来に向けて実施するものですが、現状を分析し、把握した上で行う必要があります。自社が抱える課題や問題を把握することで、どのようなDXが効果的であるのか見えてくる他、有効な施策を実践できるようになります。

 

また、現状把握では自社全体の課題・問題を把握する必要がありますが、部署ごとに現状分析を行うことで、改善が必要な項目を見落としにくくなります。自社の現状把握は経営層の主観のみで行われることも多いですが、現場で働く従業員だからこそ知っていることもあります。

 

STEP3：理想と現実のGAPを特定し、優先順位をつける

自社に複数の課題・問題がある場合、優先順位を付ける必要があります。全ての課題・問題をまとめて解決しようとすると、現場に大きな混乱が生じるなど失敗しやすくなるので注意してください。

 

アクションを起こすべき優先度や実現の難易度、業務への影響、コストなど、さまざまな要素を考慮しながら優先順位を決めていきましょう。

 

また、細かい業務の場合は従業員から反対の声が挙がりにくい傾向にあります。従業員からDX化についての理解を得にくい場合は、従業員への影響が少ない領域からDX化していき、少しずつ理解してもらうという方法もあります。

 

STEP4：DX推進へ向けて社内の体制を整備する

DX化の優先順位が決定したら、デジタル化のフェーズに入っていきます。社内の体制整備では大きいことから始めるのではなく、会議でのペーパーレス化など小さなことから始めてみてください。

 

続いて、ワークフローなど社内全体に影響を与える要素についても整備していきます。この部分のデジタル化に成功すれば、生産性向上や労働時間の短縮など大きな成果を実感できるようになります。

 

そして最後に、事業のビジネスモデルの変革を行います。DX の目的は収益改善や企業成長にあるため、ビジネスモデルの変革は DXにおける一つのゴールとしてみなされます。

 

STEP5：DXの実行と振り返り

DX は「一度実行して終わり」ではありません。社会情勢は刻一刻と変化しているため、それに合わせて企業も変革し続ける必要があります。定期的に自社運用を見直す機会を設けて、継続的に PDCA サイクルを回していきましょう。これにより、様々な変化に対応できる盤石な企業経営を実現できます。

 

DX推進をするならcocrea Biz

DXを推進させたいなら、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz（コクリエビズ）」がおすすめです。cocrea Bizでは改正電子帳簿保存法の対応に必要となる保管文書のファイル名の入力や検索を行うための文書管理台帳の作成など工数が増える作業を軽減することが可能です。

オンラインアシスタントサービスcocrea Biz（コクリエビズ）とは

【出典：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Biz（コクリエビズ）は、C-design（シーデザイン）株式会社が2023年1月から提供しているオンラインアシスタントサービスです。

 

今回は、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz（コクリエビズ）」に関する基本情報や料金プラン、導入事例を紹介します。cocrea Bizの詳細を知りたい方や、自社に合った料金プランがあるかどうかを確認してみてください。

 

• cocrea Biz（コクリエビズ）の特徴
• cocrea Biz（コクリエビズ）の業務内容
• cocrea Biz（コクリエビズ）の料金プラン
• cocrea Biz（コクリエビズ）の導入事例

cocrea Biz（コクリエビズ）の特徴

• 変動費を増やして固定費を大幅削減
• 正社員の生産性向上
• 業務プロセスの自動化を実現

 

cocrea Bizを導入すると、コストを削減しつつ業務を効率的に進められます。自社の人材を新しく採用する（固定費）に一切影響を与えることなく、外部の助け（変動費）だけで問題を解決に導けます。固定費の増加を抑えられるので、コスト面の負担も最低限に抑えられるのが魅力です。

 

本業に集中する環境を作れば、社員の生産性向上・会社の業績アップにもつながります。変動費を増やしても、結果的利益アップの可能性は高いです。

 

cocrea Bizでは、ITツールの導入を含めた業務プロセスの自動化を行っています。様々な業務を補助してくれるので、自社スタッフの負担軽減に大きく繋がるのも特徴です。

cocrea Biz（コクリエビズ）の業務内容

依頼可能な業務	詳細
総務	・出張手配/会場手配 ・スケジュール調整 ・会議資料の作成 ・データ入力/データ整理
経理	・記帳代行 ・月次締め処理 ・請求書/領収書発行 ・売上/入金確認 ・紙伝票データ化
人事・労務	・給与計算 ・求人票/更新 ・応募者対応/面談日程調整 ・人事労務サポート ・勤怠管理支援
マーケティング	・アンケート作成 ・データ集計 ・画像選定/編集 ・SNSの投稿 ・記事作成/編集 ・記事ネタリサーチ
営業サポート	・会議資料/提案書作成 ・業界の最新情報の調査と共有 ・経費申請 ・予実管理（データ更新作業） ・見積書請求書作成 ・データ入力/整理 ・リサーチ業務 ・営業資料作成

【参照：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Bizで依頼可能な業務は、多岐にわたります。バックオフィス的な業務からマーケティングや営業サポートなど、専門的スキルを有するものまでさまざまです。

 

cocrea Bizでは、表以外にもさまざまな業務を依頼できます。詳細を確認したい方や自社の業務が依頼可能かどうかをチェックしたい方は、公式HPから直接問い合わせください。

cocrea Biz（コクリエビズ）の料金プラン

プラン名	ライト	スタンダード	カスタム
月額料金	55,000円	99,000円	要相談
契約期間	3ヶ月	6ヶ月	–
実働時間	10時間	20時間	–
支払い	1ヶ月分前払い	1ヶ月分前払い	1ヶ月分前払い

【参照：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Bizの料金プランは、大きく3種類です。契約期間や実働時間、内容によって異なります。カスタムプランは、依頼内容に合わせて料金プランをカスタマイズできるため、自社に合ったプラン内容の作成が可能です。

cocrea Biz（コクリエビズ）の導入事例

導入事例①：内装業のお客様

導入のきっかけと課題	【スケジュール調整などの予定管理が手間となっていた】 外での作業が多いので、お客様とのスケジュール調整や取引先とのメールのやりとりの返信が遅くなっていた。 また、経理業務は毎月できずに溜めていたので誰かに依頼したいと考えていた。
選定ポイント	【業務負荷の軽減とやりたかった経理業務のITツール導入】 スケジュール調整のみならず、カレンダー反映なども補助いただけるので予定を忘れてしまうミスも軽減できる点が大変助かると感じた。 また、今まで導入できなかった会計ソフトの運用すべてを依頼できる点が業務負荷の軽減に大きく寄与すると感じたため。
今後の展望	【社員募集を行う採用面の強化に期待】 入れ替わりもあったりするので、採用活動にはさらに力をいれていきたい。 人事専任の担当がいるわけではないので、どのような採用活動が良いのか分からないでいる。ここも今後相談していきたい。

 

導入事例②：リフォーム業のお客様

導入のきっかけと課題	【コア業務への集中】 事務作業が苦手で、経理作業に毎月かなりの時間をとられていた。 月末になると経理作業に集中するため、営業活動の時間がとれずにジレンマを感じていた。
選定ポイント	【幅広い業務のアウトソーシング】 記帳代行などの経理業務の代行サービスも検討をしたが、今後給与計算や他の事務作業も依頼できたらと考えていたので、幅広い業務を任せられる点が魅力的に感じた。
今後の展望	【自社内で指示だしができない作業の支援】 もっと多くの新規案件を受注していくため、営業人数も限られるためマーケティングも強化していきたいが、自社でノウハウがないため手をだせずにいた。 導入事例の更新からはじめたいので今後ホームページの運用についても相談をしていきたい。

 

cocrea Biz（コクリエビズ）の利用の流れ

 

cocrea Bizの利用の流れは、大きく3つのステップに分けられます。

①お問い合わせ無料相談

cocrea Bizに関するお問い合わせや資料ダウンロードは、公式HPから行うことができます。導入事例や活用方法を相談することも可能なようですので是非お問い合わせしてみてください。

②キックオフ

業務内容や必要な人材のスキルなどを相談して、条件に合うサービスを提供できるかどうかを判断します。

条件がマッチしましたら、契約後ディレクターとのWEB面談を実施します。

面談では、業務開始に向けて業務内容や稼働時間などに関する打ち合わせをします。

 

③業務開始

 

WEB面談終了後、すぐに業務を依頼可能です。依頼はオンライン上で全て完結するため、場所・状況に関係なくいつでも自由に相談できます。

 

まとめ

企業間での競争が激化し、物価高・円安などが問題になっている昨今、中小企業の存続がこれまで以上に難しくなっています。中小企業が長期的に利益を上げ、存続し続けるためには従来の方法にばかり依存するだけでは難しいでしょう。

 

自社のDX化を進めることでこれまで抱えていた課題を解決できたり、従業員の負担を大きく軽減できたりすることもできます。こうしたことは、顧客満足度の向上や従業員の定着率アップにもつながっていきます。