「前任者から引継ぎがなく、業務に取り掛かることができない…」

「資料が散見されており、探すのに時間がかかる…」

 

部署内の配置転換や退職などで担当者が変わる際、このような悩みを抱えた方も多いのではないでしょうか？

 

業務が特定の個人に依存してしまったり、次に担当する人への適切な引き継ぎが行われないと、日常業務に支障が生じることがあります。そこで大切になってくるのが「引継ぎ資料」です。引継ぎ資料があれば担当者が変わった際でもスムーズに業務の移行が可能となります。

 

この記事では、引き継ぎ資料の作成手順と作成時の注意事項やコツを紹介します。新たな担当者が円滑に業務を引き継げるような資料を作成できるようになりましょう。

 

引継ぎ資料とは？必要な場面や3つのメリットを解説！

引継ぎ資料とは業務の継続性を確保するための情報のこと

 

引継ぎ資料とは、ある業務やプロジェクトなどの運用や管理を行っていた担当者が、他の担当者に業務内容や手順、関連情報などを伝えるために作成される文書や情報のことを指します。主な目的として担当者の交代や移行、異動、退職などが生じた際に、業務の継続性を確保するために情報を引き継ぐことが挙げられます。

 

引継ぎ資料の具体的な内容や形式は、業務によって異なりますが、一般的にはパワーポイントやExcel、Word等のツールで作成される場合が多いです。

 

引継ぎ資料の３つのメリット

 

引継ぎ資料の作成にはたくさんのメリットがありますが、ここでは引継ぎ資料のメリットを3つほど挙げてみます。

 

①業務の効率化

引継ぎ資料の作成は業務効率化に寄与します。引継資料を作成するためには業務内容を整理し、明確にリストアップする必要があります。これにより、業務の可視化が促進され、無駄な手順や不要な工程を発見しやすくなります。この過程で業務の最適化が可能であり、業務の効率を向上させることができます。

 

②スムーズな引き継ぎが可能

引継ぎ資料を作成することで、スムーズに業務の引き継ぎができるようになります。口頭での引き継ぎだけでは、情報の漏れや誤解、メモの不備などが発生しやすく、業務の難易度や内容の把握に違いが生じることも考えられます。少々手間がかかるかもしれませんが、引継ぎ資料の作成により、迅速で正確な引き継ぎを実現できます。

 

③属人化の解消

引継ぎ資料を作成し、誰でも同じように業務を進められるようにしておくことで、属人化を防げます。特定の個人に依存する業務は、その人が退職したり異動した際に業務停滞のリスクが高まります。事前にマニュアルや手順書などの引き継ぎ資料を整備することで、業務の継続性を確保できます。

 

引継ぎ資料作成の5つのステップを解説！

次に引継ぎ資料作成を作成していく5つのステップをご紹介します。

一つ一つのステップをきちんと行っていくことで抜け漏れのない引継ぎ資料を作成することができるようになります。

 

Step1：目的の整理と情報の洗い出し

 

はじめに、引継ぎ資料の目的と対象を明確に定義します。何を伝える必要があり、どのような担当者に対して引き継ぐのかを明確にすることで、資料の内容とフォーマットを適切に決定できます。

そして引き継ぐ業務の内容や手順を整理し、どの情報が必要なのかを洗い出します。業務の要点や重要な手順をリストアップしましょう。

ここのStepでは情報を全て洗い出すことが重要ですので、まとまりがなくても問題ないです。

 

Step2：資料の構成と見出しの作成

 

次に引継ぎ資料の構成を決め、見出しごとにどのような情報を含めるかを検討します。

例えば、

・業務の概要

・手順の詳細

・関連情報

・FAQ

 

といった具合に見出しを設定します。

構成や見出しは明確でわかりやすく、一貫性を持つように心がけましょう。

見出しやサブタイトルの使用は資料の全体像を示すことで、後任者が必要な情報を迅速に見つけられるようになるのでおすすめです。

 

Step3：業務の手順やプロセスの説明

 

いよいよ具体的な業務の手順やプロセスを順番に説明していきます。手順ごとに詳細な説明や図、スクリーンショットなどを交えて、後任者が業務を理解しやすくします。

また、各ステップの前後関係や因果関係を説明することで全体の流れをさらに理解しやすくします。

ステップごとに注意すべきポイントやコツも提供すると、後任者の実務に役立つので余裕のある方はここまで行ってみてください。

 

Step4：関連情報/実例の提供

 

手順やプロセスの説明に加えて、実際の例や関連情報、データ、ファイルの場所なども記載しておくと良いでしょう。これにより、後任者が実践的な状況で資料を活用しやすくなります。

特に、引継ぎ資料に紐付く関連業務の情報やファイルの格納先、その業務について誰が詳しく知っているのかなどを記載することで後任者の疑問を解決することができる引継ぎ資料になります。

 

Step5：定期的なレビューと更新

 

引継ぎ資料を作成したら終わりではありません。

資料の見出しや内容を検討し、誤りや更新事項を見つけるために定期的なレビューを行います。自分以外の関係者にもレビューしてもらい、フィードバックを収集して修正を加えていくことが必要です。

 

引継ぎ資料作成時の3つの注意事項

上記にて引継ぎ資料作成のStepをご紹介しました。

ここでは、引き継ぎ資料作成時に注意すべき3つのポイントについてご紹介します。以下のポイントをおさえて、より良い引き継ぎ資料を完成させましょう。

 

①必要な情報と不要な情報の取捨選択

 

引継ぎ資料に含める情報を選定する際に、必要な情報と不要な情報を区別する能力が重要です。資料を過剰に細かくすることで読み手の混乱を招く可能性があります。重要な手順やポイント、トラブルシューティング方法などに集中し、本質的な情報を提供しましょう。

長い引継ぎ資料は読まれないということを念頭において作成しましょう。

 

②言葉遣いと分かりやすい言葉選択

 

資料の説明文はできるだけ簡単でわかりやすい言葉を使用しましょう。専門用語や業界固有の言葉を使用する際には、必ず説明を添えて提供することで、読み手が理解しやすくなります。また、手順やプロセスの説明は具体的で詳細なものにすることで、後任者がスムーズに業務を引き継げるようにしましょう。

 

③定期的な更新と仕組み作り

 

引継ぎ資料は状況や業務の変化に合わせて定期的に更新する必要があります。業務プロセスやツール、手順などが変わった場合には、資料を迅速に修正して最新の情報を提供することで、資料の正確性を保ちます。また、変更履歴を記録しておくことも重要です。

 

そして、定期的な更新がきちんと行われる仕組みを作ることも必要となります。いつ、どのタイミングで更新を行うのかを会社として明確にすることで更新漏れを防ぐことができます。

 

引継ぎ資料の作成するならcocrea Biz（コクリエビズ）

【出典：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

引継ぎ資料の作成をする時間がないならオンラインアシスタントサービス「cocrea Biz（コクリエビズ）」がおすすめです。

cocrea Biz（コクリエビズ）は、C-design（シーデザイン）株式会社が2023年1月から提供しているオンラインアシスタントサービスです。

 

cocrea Biz（コクリエビズ）のサービス内容

依頼可能な業務	詳細
総務	・出張手配/会場手配 ・スケジュール調整 ・会議資料の作成 ・データ入力/データ整理
経理	・記帳代行 ・月次締め処理 ・請求書/領収書発行 ・売上/入金確認 ・紙伝票データ化
人事・労務	・給与計算 ・求人票/更新 ・応募者対応/面談日程調整 ・人事労務サポート ・勤怠管理支援
マーケティング	・アンケート作成 ・データ集計 ・画像選定/編集 ・SNSの投稿 ・記事作成/編集 ・記事ネタリサーチ
営業サポート	・会議資料/提案書作成 ・業界の最新情報の調査と共有 ・経費申請 ・予実管理（データ更新作業） ・見積書請求書作成 ・データ入力/整理 ・リサーチ業務 ・営業資料作成

【参照：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Bizで依頼可能な業務は、多岐にわたります。バックオフィス的な業務からマーケティングや営業サポートなど、専門的スキルを有するものまで様々です。

 

cocrea Bizでは、表以外にもさまざまな業務を依頼できます。詳細を確認したい方や自社の業務が依頼可能かどうかをチェックしたい方は、公式HPから直接問い合わせてみてください。

 

cocrea Biz（コクリエビズ）の料金プラン

プラン名	ライト	スタンダード	カスタム
月額料金	55,000円	99,000円	要相談
契約期間	3ヶ月	6ヶ月	–
実働時間	10時間	20時間	–
支払い	1ヶ月分前払い	1ヶ月分前払い	1ヶ月分前払い

【参照：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Bizの料金プランは、大きく3種類です。契約期間や実働時間、内容によって異なります。カスタムプランは、依頼内容に合わせて料金プランをカスタマイズできるため、自社に合ったプラン内容の作成が可能です。

 

まとめ

今回は引継ぎ資料が必要である理由や作成手順、注意すべきポイントについて解説しました。

適切に作成された引継ぎ資料は、後任者への負担を軽減する大きな助けとなります。突然の人事異動や離職時にも、スムーズに業務を続けることができます。

 

しかし、引継ぎ資料の作成には多くの時間と工数がかかり、作成後の成果が直接目に見えないこともあり、引継ぎ資料作成が進まない現場も多いのではないでしょうか？

 

自社で引継ぎ資料を作成する余裕がない場合、ぜひアウトソーシングも検討してみてください。外部のリソースを活用することで、資料の品質と効率を両立させることが可能です。