「熟練者が不在の日は業務がうまく進まない」「作業担当者によって品質に差が出る」といった悩みを抱えている企業は多いのではないでしょうか。こうした悩みを抱える企業に導入をおすすめするのが手順書です。手順書とは作業の工程や進め方などをまとめたドキュメントのことで、これがあることによって作業担当者によって品質に波が出ることを防げる他、業務を円滑に進めることが可能です。

 

本記事では手順書の概要を押さえた上で、手順書を作成するSTEPを項目ごとに分かりやすく解説していきます。

 

手順書はなぜ必要なのか？マニュアルとの違いについても解説

 

手順書とは「作業の工程や単位作業の進め方をまとめたドキュメント」のこと

手順書とは作業の工程や進め方などをまとめたドキュメントのことです。手順書は業界によって名称が異なり、作業標準書、作業手順書、標準作業手順書と呼ばれることもあります。

 

手順書は業務手順の明確化と平準化を主な役割にしています。業務における作業のやり方を主に説明しており、手順書を見ながら業務を進めることで、誰が行っても同じ成果を得られます。

 

手順書では業務の各作業に着目し、作業の流れや手順を具体的に解説しています。例えば、何かを組み立てる作業であれば、「どの機器を使って、どのように組み立てるか」などについて細かく説明されています。

 

手順書が必要な3つの理由

それではなぜ手順書が必要なのでしょうか、その具体的な理由を確認していきましょう。

 

手順書が必要な理由として以下の3つが挙げられます。

 

• 業務の属人化防止
• 社内教育の工数削減
• 業務における品質の担保

 

①業務の属人化防止

手順書は従業員に対して業務の進行に関する具体的な手順や作業基準を提示します。手順書を参照して作業を進めることによって、従業員のスキルや経験などに関係なく、業務の質を一定レベルで保つことができます。

 

そのため手順書があることで、熟練者や担当者が急な退職をした際にも、円滑に対応できることが多いです。また、作業が特定の従業員のみの負担になったり、その業務をこなせる従業員だけが対応しなければならないといった事態も防げます。一部の人にだけ負担が集中することも回避できるため、業務における公平性を保てます。

 

②社内教育の工数削減

手順書には従業員がそれを見るだけで業務を効率的に実践できるよう、各ステップが詳細に説明されています。マニュアルにも業務内容や進行方法などについて説明されていますが、手順書ではそれらについてより詳しく説明されている他、熟練者によるノウハウや効率的に作業を進めるためのコツも書かれています。

 

経験の少ない従業員も手順書を参照することで、効率的、かつ無駄なく業務を進めていけます。さらに、手順書では業務の進め方やノウハウなどについても、ドキュメントとしてまとめてあるため一人ずつ教育する必要もありません。

 

③業務における品質の担保

手順書では業務の進め方や注意点などについて整理されているため、業務の質が担保されます。手順書を使うことで、従業員全体で熟練者や過去の経験に基づくノウハウを写真やイラストなどでも共有できるためです。

 

また、担当者の退職や異動によって長年にわたって培われてきた勘や経験が失われることも懸念されますが、手順書があることでこのような事態を回避できます。熟練者によるノウハウは会社にとっての財産ですので、手順書としてまとめ、次世代に受け継いでいくことが大切です。

 

その他にも手順書があることで、熟練者と経験が浅い従業員での業務の品質における差を少なくできる、担当者の変更直後もその品質を担保できるといった利点があります。

 

マニュアルと手順書に違いとは

マニュアルは作業や業務に関する注意点、規則、ノウハウなどをまとめたドキュメントです。また、マニュアルと手順書の違いについて、外壁塗装マニュアルと塗装手順書をイメージすると分かりやすいでしょう。

 

一方、手順書には作業工程や動作について主にまとめられています。マニュアルと手順書には重複する内容も少なくありませんが、手順書の方が各手順が具体的に記述されている他、模範となる基準が示されています。

 

ただし、マニュアルと手順書は異なるものとしてみなされているものの、明確な決まりはありません。マニュアルが手順書を兼任しているケースも珍しくないため、両者の違いをよく理解した上で自社にとって使いやすいように運用していきましょう。

 

良い手順書を作成するための5つのStepを解説

手順書の作成には定められたStepはないものの、一般化された手順で進めていくことでうまくいきやすくなります。

 

良い手順書を作成するためには以下の5つのStepで進めていくのがおすすめです。

 

1. 業務内容の整理と手順のチェックする
2. 業務手順を洗い出す
3. 見出しを作成する
4. 見出しに手順を落とし込み、手順書を作る
5. 手順書のテストと修正をする

 

①業務内容の整理と手順のチェックする

手順書を作成するにあたって業務内容の整理と手順の確認を行います。手順や担当者の間違いがあると手順書の内容も間違ってしまうため、日常的にこなしている業務であっても必ず確認するようにしてください。

 

このときに、業務内容の整理も行い、業務に無駄がないかや新たに取り入れた方がよいルーティンなども検討しておきましょう。これらを手順書にまとめておくことで、今後の業務の品質が担保されるだけでなく、スムーズに行えます。

 

②業務手順を洗い出す

日常的に行っている業務であっても、業務手順を洗い出してください。業務手順を洗い出してみると、従業員によって手順にズレがあったり、抜けていたりすることに気付くことも多いです。

 

手順書の作成をきっかけに業務手順を洗い出すことで業務の手順を均一化し、品質を保つことができます。

 

③見出しを作成する

見出しとは手順書の骨組みのことです。見出しを先に決めておくことでスムーズに作成を進めていけます。

 

見出しを決めない状態で全体の作成に入ると、伝えたい対象が不明確となるためにバラバラになったり、伝達事項の焦点がぼやけたりすることになるので注意してください。

 

また、手順書は洗い出した作業を工程ごとに整理し、時系列順に並べて作成していきます。洗い出しの作業の中で不要だと感じた作業や動作は削り、シンプルな構成を意識するようにしてください。

 

④見出しに手順を落とし込み、手順書を作る

見出しの作成が完了したら手順書の形にしていきます。

 

手順書の内容にマッチするようなフォーマットをあらかじめ準備しておくことで、効率よく進めていくことができます。

 

従業員に理解してもらいやすい手順書にするためのポイントとして、イラストや写真の挿入が挙げられます。手順書にイラストや写真を挿入することで一見しただけで分かりやすい他、誰もが理解しやすくなります。

 

⑤手順書のテストと修正をする

手順書が完成したら現場に導入し、その業務を知らない従業員に手順書の内容に従って業務を実践してもらいましょう。その後で、従業員から感想を聞いたり、業務の品質を測定したりして、作成した手順書が有益なものであるのか確認します。

 

あわせて、手順書を見ながら業務を行った従業員に不明点や分かりにくい箇所などをヒアリングします。

 

これらのデータをもとに手順書の修正を行ってください。手順書は実践と修正を繰り返すことで、よりよいものに仕上がります。一度めの作成でうまくいかなかったからといって諦めるのではなく、修正を重ねていき、よりよいものに仕上げてください。

 

手順書作成における3つのコツ

手順書作成をうまく行うためにはコツがあります。

 

手順書作成におけるコツとして、以下の3つが挙げられます。

 

• フォーマットを事前に決めておくこと
• 各見出しに関連リンクを挿入すること
• 四半期に1回程度はアップデートを行うこと

 

①フォーマットを事前に決めておくこと

手順書を作成するにあたってフォーマットを事前に決めておくのがおすすめです。

 

バラバラなフォーマットの場合、後々使いにくさを感じることもあるかもしれません。また、フォーマットを後から揃えるには時間も手間もかかるため、フォーマットは事前に決め、揃えておくと安心です。

 

②各見出しに関連リンクを挿入すること

手順書においてツールや関連リンクをつなげておくことで、手順書一つで完結できるようになります。分からないことがあった際、芋づる式に複数の手順書や資料などを探し、確認する必要がなくなるため、業務の効率化に効果的です。

 

また、従業員は手順書があることで業務をスムーズに進められるため、業務負担が軽減され、残業時間削減にもつながります。

 

③四半期に1回程度はアップデートを行うこと

手順書は一度作成したら終わりではなく、定期的にアップデートを行う必要があります。四半期に1度は少なくとも内容を見直し、変更点や過不足がないか確認するようにしてください。

 

手順書のアップデートが必要な理由として、主に以下のものが挙げられます。

 

• 業務で使っている機器が変わった
• 使用している材料を変更した
• 受注数に大きな変更があった
• ミスが多発している
• より良い方法が発見した

 

上記のような場合には手順書の加筆訂正が必要になります。また、大きな変化がなかったとしても、見直してみることによって気付くこともあるでしょう。

 

手順書を作成するならcocrea Biz（コクリエビズ）

手順書を作成するなら、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz（コクリエビズ）」がおすすめです。cocrea Bizでは経理や人事、総務、バックオフィス業務など幅広いサービスを提供しており、時間のかかる手順書の作成もまるっと作成することが可能です。

オンラインアシスタントサービスcocrea Biz（コクリエビズ）とは

【出典：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Biz（コクリエビズ）は、C-design（シーデザイン）株式会社が2023年1月から提供しているオンラインアシスタントサービスです。

 

今回は、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz（コクリエビズ）」に関する基本情報や料金プラン、導入事例を紹介します。cocrea Bizの詳細を知りたい方や、自社に合った料金プランがあるかどうかを確認してみてください。

 

• cocrea Biz（コクリエビズ）の特徴
• cocrea Biz（コクリエビズ）の業務内容
• cocrea Biz（コクリエビズ）の料金プラン
• cocrea Biz（コクリエビズ）の導入事例

cocrea Biz（コクリエビズ）の特徴

• 変動費を増やして固定費を大幅削減
• 正社員の生産性向上
• 業務プロセスの自動化を実現

 

cocrea Bizを導入すると、コストを削減しつつ業務を効率的に進められます。自社の人材を新しく採用する（固定費）に一切影響を与えることなく、外部の助け（変動費）だけで問題を解決に導けます。固定費の増加を抑えられるので、コスト面の負担も最低限に抑えられるのが魅力です。

 

本業に集中する環境を作れば、社員の生産性向上・会社の業績アップにもつながります。変動費を増やしても、結果的利益アップの可能性は高いです。

 

cocrea Bizでは、ITツールの導入を含めた業務プロセスの自動化を行っています。様々な業務を補助してくれるので、自社スタッフの負担軽減に大きく繋がるのも特徴です。

cocrea Biz（コクリエビズ）の業務内容

依頼可能な業務	詳細
総務	・出張手配/会場手配 ・スケジュール調整 ・会議資料の作成 ・データ入力/データ整理
経理	・記帳代行 ・月次締め処理 ・請求書/領収書発行 ・売上/入金確認 ・紙伝票データ化
人事・労務	・給与計算 ・求人票/更新 ・応募者対応/面談日程調整 ・人事労務サポート ・勤怠管理支援
マーケティング	・アンケート作成 ・データ集計 ・画像選定/編集 ・SNSの投稿 ・記事作成/編集 ・記事ネタリサーチ
営業サポート	・会議資料/提案書作成 ・業界の最新情報の調査と共有 ・経費申請 ・予実管理（データ更新作業） ・見積書請求書作成 ・データ入力/整理 ・リサーチ業務 ・営業資料作成

【参照：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Bizで依頼可能な業務は、多岐にわたります。バックオフィス的な業務からマーケティングや営業サポートなど、専門的スキルを有するものまでさまざまです。

 

cocrea Bizでは、表以外にもさまざまな業務を依頼できます。詳細を確認したい方や自社の業務が依頼可能かどうかをチェックしたい方は、公式HPから直接問い合わせください。

cocrea Biz（コクリエビズ）の料金プラン

プラン名	ライト	スタンダード	カスタム
月額料金	55,000円	99,000円	要相談
契約期間	3ヶ月	6ヶ月	–
実働時間	10時間	20時間	–
支払い	1ヶ月分前払い	1ヶ月分前払い	1ヶ月分前払い

【参照：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Bizの料金プランは、大きく3種類です。契約期間や実働時間、内容によって異なります。カスタムプランは、依頼内容に合わせて料金プランをカスタマイズできるため、自社に合ったプラン内容の作成が可能です。

cocrea Biz（コクリエビズ）の導入事例

導入事例①：内装業のお客様

導入のきっかけと課題	【スケジュール調整などの予定管理が手間となっていた】 外での作業が多いので、お客様とのスケジュール調整や取引先とのメールのやりとりの返信が遅くなっていた。 また、経理業務は毎月できずに溜めていたので誰かに依頼したいと考えていた。
選定ポイント	【業務負荷の軽減とやりたかった経理業務のITツール導入】 スケジュール調整のみならず、カレンダー反映なども補助いただけるので予定を忘れてしまうミスも軽減できる点が大変助かると感じた。 また、今まで導入できなかった会計ソフトの運用すべてを依頼できる点が業務負荷の軽減に大きく寄与すると感じたため。
今後の展望	【社員募集を行う採用面の強化に期待】 入れ替わりもあったりするので、採用活動にはさらに力をいれていきたい。 人事専任の担当がいるわけではないので、どのような採用活動が良いのか分からないでいる。ここも今後相談していきたい。

 

導入事例②：リフォーム業のお客様

導入のきっかけと課題	【コア業務への集中】 事務作業が苦手で、経理作業に毎月かなりの時間をとられていた。 月末になると経理作業に集中するため、営業活動の時間がとれずにジレンマを感じていた。
選定ポイント	【幅広い業務のアウトソーシング】 記帳代行などの経理業務の代行サービスも検討をしたが、今後給与計算や他の事務作業も依頼できたらと考えていたので、幅広い業務を任せられる点が魅力的に感じた。
今後の展望	【自社内で指示だしができない作業の支援】 もっと多くの新規案件を受注していくため、営業人数も限られるためマーケティングも強化していきたいが、自社でノウハウがないため手をだせずにいた。 導入事例の更新からはじめたいので今後ホームページの運用についても相談をしていきたい。

 

cocrea Biz（コクリエビズ）の利用の流れ

 

cocrea Bizの利用の流れは、大きく3つのステップに分けられます。

①お問い合わせ無料相談

cocrea Bizに関するお問い合わせや資料ダウンロードは、公式HPから行うことができます。導入事例や活用方法を相談することも可能なようですので是非お問い合わせしてみてください。

②キックオフ

業務内容や必要な人材のスキルなどを相談して、条件に合うサービスを提供できるかどうかを判断します。

条件がマッチしましたら、契約後ディレクターとのWEB面談を実施します。

面談では、業務開始に向けて業務内容や稼働時間などに関する打ち合わせをします。

 

③業務開始

 

WEB面談終了後、すぐに業務を依頼可能です。依頼はオンライン上で全て完結するため、場所・状況に関係なくいつでも自由に相談できます。

 

まとめ

手順書には属人化を防いだり、業務の品質を担保したりする効果があります。さらに、手順書を事前に共有しておくことで、担当者が異動や退職などで変更になった際にも混乱を防ぎ、業務をスムーズに引き継ぐことができます。

 

手順書の作成には決まった手順はないものの、一般化された手順に従うことでうまく作成できます。手順書を作成したら実践と修正を繰り返し、従業員にとってより分かりやすく、使いやすいものになるよう改善していきましょう。