社内DX化の重要性が唱えられている昨今、企業のペーパーレス化が注目されています。企業は紙で行っていた業務をデジタル化することで、保管や共有を従来と比べて少ない負担で行えるようになります。とはいえ、ペーパーレス化の重要性に気付けていない企業やペーパーレス化のメリットが分からないという企業も少なくありません。本記事ではペーパーレス化の定義と重要性を確認した上で、ペーパーレス化のメリット・デメリット、ペーパーレス化のステップ、ペーパーレス化に成功した企業の事例を見ていきましょう。

 

ペーパーレス化の定義と重要性

ペーパーレス化とはデータをデジタル化し、紙の使用を減らすことです。近年ではコスト削減や環境保全の観点などからもペーパーレス化の重要性が唱えられているものの、その理解は十分でないと見受けられるでしょう。ここでは、ペーパーレス化の定義と重要性について確認していきましょう。

 

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とはオフィスの書類や帳票などを紙ではなく、電子化して管理する取り組みのことです。環境保全や企業のコスト削減、業務効率化を目的に行われます。政府もペーパーセス化を推進しており、近年では2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されました。今後もペーパーレス化の重要性が高まると考えられます。

 

ペーパーレス化の重要性

政府も推進しているペーパーレス化ですが、なぜ現代社会においてペーパーレス化が求められているのでしょうか。ここでは以下2つの観点からペーパーレス化の重要性について見ていきましょう。

 

環境への貢献

日本だけでなく、海外においてもCO2削減をはじめとする環境保全が重要な課題となっています。紙を焼却する際に輩出されるCO2は世界的な問題となっていますが、紙の使用量を減らすことでCO2排出量も削減できます。オフィスでは契約書や請求書などさまざまな用途でA4サイズのプリント用紙が使われていますが、これらをペーパーレス化することでCO2の排出量を大幅に削減できます。

 

また、紙の原材料は樹木ですが、市場において紙のニーズが高まれば、それだけ多くの樹木が伐採されます。伐採される樹木の数を抑えるためにもペーパーレス化は不可欠です。

 

コスト削減の潜在的なメリット

前述のように企業はさまざまな用途で紙を使用していますが、例えばA4用紙は1枚につき3円前後の値段です。1日に社内で1,000枚の紙を使ったと仮定すると、年間でおおよそ100万円かかります。日々の業務において何気なく使っている紙ですが、紙の使用には少なくないコストがかかっているため、ペーパーレス化によるコスト削減は見落としてはならないことです。

 

また、紙で印刷した資料は保管にも金銭面でのコストや作業負担が生じます。ファイリングして保管する際にはファイルだけでなく、作業をする人材も必要です。データで保管を行えばファイルを用意する必要がない他、保管作業に人員を充てる必要もありません。

 

ペーパーレス化のメリットとデメリット

ペーパーレス化を検討している企業はペーパーレス化のメリットとデメリットを事前に理解しておくことが大切です。ここでは、ペーパーレス化のメリットとデメリットを紹介していきます。

 

ペーパーレス化のメリット

まずはペーパーレス化のメリットを見ていきましょう。

 

①業務を効率化することができる

ペーパーレス化することで業務を効率化できます。紙で資料を保管していると、該当の資料を見つけるために一枚ずつ探していかなければなりません。自社独自の規則や月ごとに資料をファイリングしていたとしても、該当の資料が見つかるまでに時間がかかることも多々あります。

 

一方で、資料をデータで保管していれば、パソコンで検索するだけでアクセスできるため探す手間を大幅に削減できます。従業員は業務をスムーズに進められる他、コア業務に集中できます。また、該当資料を探すのに時間を要したため業務の進捗が遅れ、残業が発生するという事態も回避しやすいでしょう。

 

②コスト削減を実現できる

資料を紙で保管する際には用紙代、インク代、印刷時の電気代、ファイル代、保管スペースなど数々のコストが必要です。ペーパーレス化することでこれらの費用の発生を全て抑えられます。

 

また、企業は社外秘の資料を処分する場合、情報漏えい防止の観点から専用の処理方法が必要となり多くのコストがかかることも多いです。これらの情報もデータで管理していれば、社外秘の資料の処分も低コストで行えます。

 

③リアルタイムで情報を取得できる

紙の書類や印刷は一度印刷すると訂正が困難で、記載内容に変更がある際は再度郵送したり、変更事項をメールなどで相手に伝えたりしなければなりません。

 

一方、データ上で書類や資料を管理していれば、更新内容がリアルタイムで反映されます。そのため、会議や締切の直前まで内容を変更することも可能です。最新の情報を周囲と常に共有できるため、商談時の資料にも有効活用できます。

 

ペーパーレス化のデメリット

続いてペーパーレス化のデメリットを確認していきましょう。

 

新しいツールの導入が必要となる

社内のペーパーレス化を実現するにはツールの導入が必要です。無料で利用できるツールもありますが、一定以上の性能を期待する場合は有料ツールの導入がおすすめです。

 

ペーパーレス化の導入の際にはデータ化した資料を表示させるのに使うタブレットやパソコンが必要です。タブレットやパソコンは低価格の製品であっても1台につき3万円程度の予算が必要であるため、会社の規模や従業員数によっては膨大な費用になることもあります。

 

社員への教育が必要となる

社内のペーパーレス化は経営層や上層部だけでの問題ではなく、現場で働く従業員にもかかわる問題です。従業員は紙で使って行っていた業務をデータ上で行うことになるため、業務の新しいやり方やルールに慣れる必要があります。特にアナログ思考の従業員が多い企業ではペーパーレス化に反対の声があがったり、新しい方法に慣れるまでに時間を要することもあります。

 

ペーパーレス化の担当者は従業員にシステムの使い方やデータの保存方法、アクセス方法などを教える必要があります。また、従業員が慣れるまではこれらに関する質問への対応も求められます。

 

ペーパーレス化を進めるための具体的な4つのステップ

ペーパーレス化を検討している企業の中にはどのような方法で、ペーパーレス化を進めていくべきか悩んでいる企業も少なくないはずです。ここでは、ペーパーレス化を進めるための4つのステップを紹介していきます。

 

①現状の整理とゴール設定

まずは現在の文書管理プロセスを洗い出し、整理していきます。具体的には紙の消費量や部門ごとに扱われている文章などを確認します。現状を確認することで、ペーパーレス化後も必要な紙や逆に削減できる紙が見えてきます。

 

現状の整理が終わったらゴールの設定を行います。ペーパーレス化によって得られるメリットはコスト削減や業務効率化、テレワーク推進、環境保全、セキュリティ強化などさまざまなものがありますが、自社が何を目指すのか明確にすることが大切です。

 

ペーパーレス化を目指す企業の中には「ペーパーレス化で環境保全に協力し、自社イメージのアップ」「印刷枚数を減らし、金銭コストの削減」「資料のデータ化によりテレワークを定着させる」といったもゴールを設定している企業もあります。

 

②デジタルツールの選定/導入(300)

ペーパーレス化には文書のスキャン・保存・共有・検索を行える文書管理システム、もしくはクラウドストレージの導入が必要です。文書管理システムやクラウドストレージには数多くの製品が存在し、それぞれ機能や使いやすさ、料金が異なります。そのため、自社が必要としている機能や予算などを踏まえ、ツールを選定していかなければなりません。

 

デジタルツールは高価格で、かつさまざまな機能が搭載された製品が優れているとみなされがちですが、高スペックの製品は企業によってはオーバースペックになったり、操作が複雑で従業員が使いこなせなかったりというデメリットもあります。

 

③文書のデジタル化

デジタルツールの導入後、スキャナーや専用のアプリケーションなどを使って紙文書をデジタルフォーマットに変換していきます。

 

このときに、バックログの処理として過去の紙文書のデジタル化も同時に行うことをおすすめします。

 

④従業員の協力と教育

社内のペーパーレス化は一部の従業員のみで共有するだけでは効果を実感できないでしょう。自社がペーパーレス化を目指す理由や必要性などを従業員に伝え、社内でその重要性を共有する必要があります。

 

また、担当者はペーパーレス化についてのトレーニングの機会を従業員に提供し、資料のデータ化やデータ化された資料へのアクセス方法について理解してもらいます。従業員がペーパーレス化に慣れるまでは、必要に応じて個別のサポートが必要となるでしょう。

 

ペーパーレス化に成功した企業事例3選をご紹介

ここでは、ペーパーレス化に成功した企業事例を紹介していきます。

 

①都内コンサルティング会社の事例

こちらの事例の都内コンサルティング会社では当初独自の手組みのシステムにて業務の対応をしていましたが、作業の手間の増加や、維持管理への限界を課題としていました。また、数百種類もの申請書を紙で処理していたため時間や人件費のコストは膨大でした。

 

ワークフローシステム導入によるペーパーレス化によって承認や決済を従来よりもスムーズに行えるようになり、さまざまな業務の作業効率化を実現できました。

 

②首都圏を中心に展開する小売店の事例

こちらの小売店は首都圏を中心にスーパーマーケットを展開しています。同社では会議を実施するにあたって首都圏で数百名分の書類が必要で、準備における金銭面でのコストも担当者の負担も大きなものでした。

 

書類のペーパーレス化の一貫としてタブレット上での会議資料の共有に切り替えたことで、店長会議では1カ月につき数万人分の印刷費+紙代+人件費の削減に成功できました。

 

③全国に拠点をもつ金融会社の事例

全国でファクタリングや代金回収サービスを提供している会社の事例です。

 

こちらの会社では申請書をペーパーレス化することによって、申請から承認までに要していた時間の削減に成功しました。

 

同社は紙ベースの文化が色濃く根付いていたため導入当初はペーパーレス化に不安の声もありましたが、使い勝手のよいシステムを選択したことで社員にとっても少ない負担でペーパーレス化を社内に浸透できました。

 

ペーパーレス化を実現するならcocrea Biz（コクリエビズ）

ペーパーレス化を素早く実現するなら、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz（コクリエビズ）」がおすすめです。cocrea Bizでは改正電子帳簿保存法の対応に必要となる保管文書のファイル名の入力や検索を行うための文書管理台帳の作成など工数が増える作業を軽減することが可能です。

オンラインアシスタントサービスcocrea Biz（コクリエビズ）とは

【出典：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Biz（コクリエビズ）は、C-design（シーデザイン）株式会社が2023年1月から提供しているオンラインアシスタントサービスです。

 

今回は、オンラインアシスタントサービス「cocrea Biz（コクリエビズ）」に関する基本情報や料金プラン、導入事例を紹介します。cocrea Bizの詳細を知りたい方や、自社に合った料金プランがあるかどうかを確認してみてください。

 

• cocrea Biz（コクリエビズ）の特徴
• cocrea Biz（コクリエビズ）の業務内容
• cocrea Biz（コクリエビズ）の料金プラン
• cocrea Biz（コクリエビズ）の導入事例

cocrea Biz（コクリエビズ）の特徴

• 変動費を増やして固定費を大幅削減
• 正社員の生産性向上
• 業務プロセスの自動化を実現

 

cocrea Bizを導入すると、コストを削減しつつ業務を効率的に進められます。自社の人材を新しく採用する（固定費）に一切影響を与えることなく、外部の助け（変動費）だけで問題を解決に導けます。固定費の増加を抑えられるので、コスト面の負担も最低限に抑えられるのが魅力です。

 

本業に集中する環境を作れば、社員の生産性向上・会社の業績アップにもつながります。変動費を増やしても、結果的利益アップの可能性は高いです。

 

cocrea Bizでは、ITツールの導入を含めた業務プロセスの自動化を行っています。様々な業務を補助してくれるので、自社スタッフの負担軽減に大きく繋がるのも特徴です。

cocrea Biz（コクリエビズ）の業務内容

依頼可能な業務	詳細
総務	・出張手配/会場手配 ・スケジュール調整 ・会議資料の作成 ・データ入力/データ整理
経理	・記帳代行 ・月次締め処理 ・請求書/領収書発行 ・売上/入金確認 ・紙伝票データ化
人事・労務	・給与計算 ・求人票/更新 ・応募者対応/面談日程調整 ・人事労務サポート ・勤怠管理支援
マーケティング	・アンケート作成 ・データ集計 ・画像選定/編集 ・SNSの投稿 ・記事作成/編集 ・記事ネタリサーチ
営業サポート	・会議資料/提案書作成 ・業界の最新情報の調査と共有 ・経費申請 ・予実管理（データ更新作業） ・見積書請求書作成 ・データ入力/整理 ・リサーチ業務 ・営業資料作成

【参照：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Bizで依頼可能な業務は、多岐にわたります。バックオフィス的な業務からマーケティングや営業サポートなど、専門的スキルを有するものまでさまざまです。

 

cocrea Bizでは、表以外にもさまざまな業務を依頼できます。詳細を確認したい方や自社の業務が依頼可能かどうかをチェックしたい方は、公式HPから直接問い合わせください。

cocrea Biz（コクリエビズ）の料金プラン

プラン名	ライト	スタンダード	カスタム
月額料金	55,000円	99,000円	要相談
契約期間	3ヶ月	6ヶ月	–
実働時間	10時間	20時間	–
支払い	1ヶ月分前払い	1ヶ月分前払い	1ヶ月分前払い

【参照：cocrea Biz（コクリエビズ）｜C-design】

 

cocrea Bizの料金プランは、大きく3種類です。契約期間や実働時間、内容によって異なります。カスタムプランは、依頼内容に合わせて料金プランをカスタマイズできるため、自社に合ったプラン内容の作成が可能です。

cocrea Biz（コクリエビズ）の導入事例

導入事例①：内装業のお客様

導入のきっかけと課題	【スケジュール調整などの予定管理が手間となっていた】 外での作業が多いので、お客様とのスケジュール調整や取引先とのメールのやりとりの返信が遅くなっていた。 また、経理業務は毎月できずに溜めていたので誰かに依頼したいと考えていた。
選定ポイント	【業務負荷の軽減とやりたかった経理業務のITツール導入】 スケジュール調整のみならず、カレンダー反映なども補助いただけるので予定を忘れてしまうミスも軽減できる点が大変助かると感じた。 また、今まで導入できなかった会計ソフトの運用すべてを依頼できる点が業務負荷の軽減に大きく寄与すると感じたため。
今後の展望	【社員募集を行う採用面の強化に期待】 入れ替わりもあったりするので、採用活動にはさらに力をいれていきたい。 人事専任の担当がいるわけではないので、どのような採用活動が良いのか分からないでいる。ここも今後相談していきたい。

 

導入事例②：リフォーム業のお客様

導入のきっかけと課題	【コア業務への集中】 事務作業が苦手で、経理作業に毎月かなりの時間をとられていた。 月末になると経理作業に集中するため、営業活動の時間がとれずにジレンマを感じていた。
選定ポイント	【幅広い業務のアウトソーシング】 記帳代行などの経理業務の代行サービスも検討をしたが、今後給与計算や他の事務作業も依頼できたらと考えていたので、幅広い業務を任せられる点が魅力的に感じた。
今後の展望	【自社内で指示だしができない作業の支援】 もっと多くの新規案件を受注していくため、営業人数も限られるためマーケティングも強化していきたいが、自社でノウハウがないため手をだせずにいた。 導入事例の更新からはじめたいので今後ホームページの運用についても相談をしていきたい。

 

cocrea Biz（コクリエビズ）の利用の流れ

 

cocrea Bizの利用の流れは、大きく3つのステップに分けられます。

①お問い合わせ無料相談

cocrea Bizに関するお問い合わせや資料ダウンロードは、公式HPから行うことができます。導入事例や活用方法を相談することも可能なようですので是非お問い合わせしてみてください。

②キックオフ

業務内容や必要な人材のスキルなどを相談して、条件に合うサービスを提供できるかどうかを判断します。

条件がマッチしましたら、契約後ディレクターとのWEB面談を実施します。

面談では、業務開始に向けて業務内容や稼働時間などに関する打ち合わせをします。

 

③業務開始

 

WEB面談終了後、すぐに業務を依頼可能です。依頼はオンライン上で全て完結するため、場所・状況に関係なくいつでも自由に相談できます。

 

まとめ

 

企業はペーパーレス化することで従業員の業務負担を軽減し、コア業務に集中できる環境を提供できます。また、金銭コストも大幅に抑えられるため、ペーパーレス化によって利益をアップさせることも可能です。

 

ペーパーレス化で成功するためには従業員とその重要性を共有し合い、理解してもらうことに加えて、実現可能なゴールを設定することが大切です。その他にも、デジタルツールの選定やアウトソーシングにて業務を依頼することが成功のカギとなります。自社の状況に併せて適切なソリューションを検討してみてください。